皆さんは、インターンシップの選考に応募した後、企業からの返信メールにどのように対応すれば良いか悩んだ経験はありませんか？「どのように返信すれば失礼にならないだろう」「どんな内容を書けば好印象を与えられるだろう」と、不安に感じる方もいるかもしれません。

そこで本記事では、インターンシップ先へ送るメールの基本から応用まで、例文を交えながら詳しく解説していきます。

メール返信の基本

インターンシップに限らず、ビジネスメールの返信にはいくつかの基本的なルールがあります。これらを理解し、実践することで、相手に丁寧な印象を与え、円滑なコミュニケーションを築くことができます。

迅速な返信を心がけよう

企業からのメールには、できる限り迅速に返信することが大切です。特に、インターンシップの応募や選考に関するメールの場合、企業側は学生からの返信を待って次のステップに進むことが多いため、返信が遅れると選考の進行に支障をきたす恐れがあります。例えば、面接の日程調整のメールが届いた際に、返信が数日遅れると、希望する日時が埋まってしまったり、企業側に「志望度が低いのではないか」という印象を与えてしまうこともあります。

そのため、メールを受信したら、内容を確認し、24時間以内には返信するよう心がけましょう。もし、すぐに返信できない事情がある場合でも、「〇日までに改めてご連絡いたします」といった一言を添えることで、相手に安心感を与えることができます。

メールの返信が遅れると、相手に不信感を与えてしまうだけでなく、自分自身の機会損失にもつながりかねません。特に、インターンシップの選考期間中は、多くの学生が応募しているため、企業側もスピーディーな対応を求めています。迅速な返信は、熱意やビジネスパーソンとしての意識の高さを示す絶好の機会と捉えましょう。

件名を変更せずに返信しよう

企業からのメールに返信する際は、件名を変更せずに返信するようにしましょう。
通常、メールの「返信」ボタンを押すと、件名の先頭に「Re:」が自動的に付加されます。この「Re:」は「Reply（返信）」を意味しており、件名を変更せずに返信することで、企業側はどのメールに対する返信なのかをすぐに把握できます。件名を変更してしまうと、企業側がメールを整理する際に手間がかかったり、誤って迷惑メールとして処理されてしまったりする恐れがあります。

件名を変更することは、相手に対する配慮が欠けていると受け取られる懸念もあるため、特に理由がない限りは変更しないように徹底しましょう。

メール作成の基本

インターンシップのメール作成では、件名、宛名、挨拶、本文、署名といった要素を適切に記載することが求められます。それぞれの要素が持つ役割を理解し、丁寧かつ分かりやすいメールを作成しましょう。

件名で内容を簡潔に伝えよう

企業には毎日多くのメールが届くため、件名を見ただけで内容が判断できるような工夫が必要です。インターンシップに関するメールの場合、あなたが誰で、どのような内容のメールを送っているのかを簡潔に伝えることが求められます。

例えば、「インターンシップ参加の御礼（〇〇大学 氏名）」のように、件名だけで「何についてのメールなのか」と「誰からのメールなのか」を明確にすることで、企業側はメールの優先度を判断しやすくなります。もし、件名が曖昧だと、見落とされたり、後回しにされてしまったりする可能性もあります。件名には、具体的な目的（例：面接日程調整、参加辞退、質問など）と、自身の所属・氏名を必ず記載するようにしましょう。

具体例として、面接日程の調整であれば、「インターンシップ面接日程調整のお願い（〇〇大学 山田太郎）」、インターンシップ参加の御礼であれば、「インターンシップご参加のお礼（〇〇大学 山田太郎）」といったように記載します。

宛名は正確に記載しよう

メールの本文で最初に記載する宛名は、相手に対する敬意を示す大切な部分です。企業名、部署名、役職、担当者名を正確に記載しましょう。

【例】
株式会社〇〇
人事部 〇〇様

もし、担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」や「人事部御担当者様」といった表記でも問題ありません。企業名や部署名を間違えたり、誤字脱字があったりすると、相手に不注意な印象を与えてしまうため、送信前に必ず確認するようにしましょう。

また、役職を記載する場合は、氏名の上に記載し、「様」は氏名の後に付けます。敬称の「様」は、個人名に対して使用するものであり、会社や部署に対しては使用しません。会社や部署に宛てる場合は、「御中」を使用しますが、担当者名が分かっている場合は「様」を使用しましょう。

本文は簡潔かつ分かりやすく記載しよう

メールの本文は、伝えたい内容を簡潔かつ分かりやすく記載することが重要です。伝えたいことが多岐にわたる場合は、箇条書きや段落分けを効果的に活用し、視覚的にも読みやすくなるよう工夫をしましょう。

例えば、面接日程の希望を伝える場合、単に「〇月〇日にお願いします」と書くのではなく、いくつかの候補日を提示し、それぞれの希望理由などを簡潔に添えることで、相手は調整しやすくなります。

【例】
つきましては、下記日程での面接が可能でございます。

• 〇月〇日（〇）〇時～〇時
• 〇月〇日（〇）〇時～〇時
• 〇月〇日（〇）〇時～〇時

上記日程でご都合が悪い場合は、改めて調整させていただきますので、ご希望の日時をお知らせいただけますと幸いです。

本文を作成する際は、「相手に何を伝えたいのか」「相手にどうしてほしいのか」を明確にし、それらを最も効率的に伝えられるように構成を練りましょう。専門用語の多用は避け、誰が読んでも理解できるような平易な言葉を選ぶことも大切です。

インターンシップへメールの返信Q&A

ここでは、よくある質問とその回答をQ&A形式で解説します。

Q1：インターンシップ参加承諾のメールはどのように返信すれば良いですか？

インターンシップの参加承諾メールは、企業にとってあなたが正式に参加の意思を示したことを確認するための重要なステップです。感謝の気持ちと参加への意欲を伝え、不明な点があれば質問しましょう。

例：件名：Re:インターンシップ参加のご案内（〇〇大学 氏名）

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇（氏名）です。

この度は、インターンシップへのご参加のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。
貴社のインターンシップに参加させていただけることを大変光栄に思います。
当日を楽しみにしております。

つきましては、改めて確認させていただきたい点が〇点ございます。

（質問事項があれば箇条書きで記載）

• インターンシップ当日の服装について、私服で問題ないでしょうか。
• 持ち物について、筆記用具以外に必要なものはございますでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。
当日までにご不明な点がございましたら、改めて連絡させていただきます。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

Q2：インターンシップ参加辞退のメールはどのように送れば良いですか？

インターンシップへの参加を辞退する場合、企業にはできるだけ早く、丁寧にその旨を伝える必要があります。

例：件名：インターンシップ参加辞退のご連絡（〇〇大学 氏名）

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇（氏名）です。

この度は、貴社のインターンシップへのお誘いをいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、諸般の事情により、今回のインターンシップへの参加を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重な機会をいただきましたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お伺いしてお詫び申し上げるところではございますが、メールでのご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

※署名※

Q3：インターンシップ日程変更のお願いメールはどのように送れば良いですか？

インターンシップの日程変更をお願いする場合も、企業への配慮が不可欠です。まずは謝罪の言葉を述べ、変更を希望する理由を簡潔に伝え、いくつかの代替案を提示しましょう。

例：件名：Re:インターンシップ日程のご連絡（〇〇大学 氏名）

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇（氏名）です。

〇月〇日（〇）に予定されておりました貴社のインターンシップについてご連絡いたしました。

大変恐縮ではございますが、〇月〇日（〇）のインターンシップにつきまして、
急遽外せない用事が入ってしまい、貴社へお伺いすることが難しくなってしまいました。

誠に申し訳ございません。
つきましては、大変恐縮ではございますが、下記の日程で再度調整いただくことは可能でしょうか。

• 〇月〇日（〇）〇時～〇時
• 〇月〇日（〇）〇時～〇時
• 〇月〇日（〇）〇時～〇時

上記日程でご都合が悪い場合は、貴社のご都合の良い日時をいくつかご提示いただけますと幸いです。

お忙しいところ大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

※署名※

まとめ

インターンシップ先へのメールは、人柄や印象を左右するころもあります。守るべきルールや留意する点はたきにわたりますが、まずはメールの基礎を押さえることが大切です。ぜひ本記事を参考に、インターンシップへの参加・成功の一歩を築きましょう。