スキマバイトはオフィスや事務所で作業を行う現場もあり、時には現場社員の一員として電話対応やメール送付などの業務を担うこともあります。
しかし、いきなり“ビジネスメール”と言われても、「どんなメールを送れば良いか分からない！」という人も多いのではないでしょうか。

特に生まれた時からITツールに囲まれたZ世代の方々は、メールよりもChatやメッセージツールで連絡を取り合うことのほうが多いでしょう。
そのため、ビジネスメールといってもピンとこない方もいるかもしれません。

そこで今回は、スキマバイトでも使えるビジネスメールのhow-toを伝授したいと思います♪

そもそも、ビジネスメールって何！？

『ビジネスメール』とは、会社の名義や管理下のもとビジネス（仕事）の現場で交わされるメールのこと。
通常のメールとの大きな違いは下記3点。

• 会社の管理下・権限のもと送受信が行われる
• 情報漏洩やセキュリティの観点から個人管理や個人利用することはできない
• メールの内容・対象は、仕事（ビジネス）に関連する

よりかみ砕くと、個人で好き勝手に利用できないという点が大きな特徴として挙げられます。
あくまでもビジネスのやり取りとなるため、誠意と礼儀のこもった対応が求められます。

メール作成の流れ

続いて、メール作成の流れを学びましょう。
メールを作成する際は、下記6つの工程に分けられます。

1. 件名
2. 宛名
3. 挨拶文
4. 用件
5. 締めの挨拶文
6. 署名

1. 件名

件名には、『誰から』『どのような用件』この2点が分かるように記載することがポイントです。

＜件名の例＞
・【〇〇お打ち合わせの件】　◯◯株式会社 営業部 〇〇
・【株式会社〇〇】〇〇デザイン確認のご依頼

多くのビジネスパーソンは、まず件名を見て重要度や内容を予測し、タスクとして置き換えた時の優先順位をつけていきます。
またあとから見返す時や管理する時も、ある程度内容を予測できる件名のほうが管理しやすくなります。

中には、「お礼」「お世話になっております」など挨拶文を件名に記す方もいますが、“ビジネスメール”の観点では、あまり適しません。
受け取る相手の利便性などに配慮し、メールの全容が分かる件名を記載するよう、工夫してみてください。

2. 宛名

続いて宛名を書く時は、「会社名」「部署名」「名前」の順で書きましょう。

＜宛名の例＞
株式会社〇〇 営業部
●●●●様

3. 挨拶文

挨拶文は長くなり過ぎず、簡潔な文章になるよう工夫しましょう。
また状況に合わせた文にすると、読みだしもスムーズになります。

＜挨拶文の例＞
・いつもお世話になっております。
・先日〇〇についての問い合わせをさせて頂きました、〇〇と申します。
・〇〇様よりご紹介頂きました、〇〇と申します。突然のご連絡恐れ入ります。

4. 用件

メールを送付した理由となる用件を端的に伝えます。
お礼なのか、依頼なのか、5W1Hを意識しながら、伝えましょう。
また依頼や返答を希望する場合は、「いつまでに」「どのように」を記載しておくと、返答や作業の遂行もスムーズになるでしょう。

5. 締めの挨拶文

最後尾は締めの挨拶です。
相手や内容に応じて適した挨拶文を用いましょう。

6. 署名

意外と忘れがちなのが、署名。
スキマバイトでも指示があれば署名を挿入するようにしましょう。

メールによっては、デフォルトで挿入されるよう、設定できる場合もあります。
頻繫にメールを送る場合は、デフォルト設定しておくと良いでしょう。

ビジネスメール文章例

下記は、日時交渉にまつわるビジネスメールの例文です。
始まりや結び・締めなど参考にしてみてください。

株式会社〇〇 営業部
●●●●様

いつもお世話になっております。
株式会社ABCの〇〇でございます。
この度は、弊社商品について商談の場を設けさせていただきたく、連絡いたしました。

商談の日時について、いくつか候補日をご提案させていただきます。
下記より、ご都合の良い日時をお知らせくださいませ。

1. 日時: [日付] [時間]
2. 日時: [日付] [時間]
3. 日時: [日付] [時間]

もしご都合の合うお日にちがない場合は、ご希望の日時を2・3日ご教示いただけますと幸いです。
ご多忙の中、誠に恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

ビジネスメール作成時の注意点

最後にビジネスメールを作成する時の注意点をご紹介します。

• 誤字脱字の確認
• 機密情報漏洩に注意
• 配慮がありつつも簡潔かつ分かりやすい表記を心がける

ビジネスメールは友人や家族に送付するメールとは異なります。
相手に対し、失礼にならないよう、送付前には誤字・脱字のチェックを徹底しましょう。
また情報漏洩に対しても意識を持ち、添付資料の間違いや宛先間違いなどが無いよう、必ず送付前に確認してくださいね。

さらに、簡潔かつ分かりやすい表記を心がけることも大切です。
ただし、配慮の足りない文章になってしまは、相手の心証を悪くしてしまう懸念も考えられます。
言葉使いや挨拶など、文頭・文末に気持ちが表れる一文を添えるのも良いでしょう。

ビジネスメールまとめ

一口にビジネスと言っても、最初からスラスラと書き上げられるものではありません。
それなりに経験が必要なることもあるでしょう。

ただ、ちょっとした書き方のポイントを知っているだけでも作成のスピードは変わってきます。
いざ必要になった時に慌てないためにも、必要知識として書き方の注意点だけでも覚えておきましょう。